حتی قبل از دوران همه‌گیری جهانی کرونا هم با مشکل جلسههای تکراری و پی‌در‌پی مواجهه بودیم، اما کووید-19 و شروع ناگهانی دورکاری در خانه شرایط را برای همه‌ی ما بدتر کرد و با انبوهی جلسه بی‌حاصل مواجه شدیم!
حالا که دیگر ارتباط حضوری و رودررو مقدور نیست، مدیرهای عزیزمان از آن طرف بام افتاده‌اند و سعی می‌کنند این خلاء را با جلسههای گروهی بیشتر و بیشتری جبران کنند! تنها تفاوت امر اینجاست که دیگر جلسه‌ها آنلاین شده‌اند. هم تحقیقات مختلف و هم بازخوردهای افرادی که در این جلسههای متوالی شرکت کرده‌اند، نشان داده است که جلسههای آنلاین حتی از قرارهای کاری حضوری هم خسته‌کننده‌تر هستند. این موضوع به حدی رواج پیدا کرده که اصطلاحی به نام «خستگی زومی» هم ابداع شده‌است! (زوم: نرم‌افزار ویدئوکنفرانس)
نکات و ترفندهایی زیادی برای اجرای هرچه بهتر جلسه‌ها وجود دارد، اما به نظر می‌رسد که همه‌ی آن‌ها یک اقدام اولیه‌ی مهم و حیاتی را نادیده می‌گیرند: قبل از هر چیز از خودتان بپرسید که اصلا لازم است جلسه‌ای برگزار کنید یا نه؟
تصمیم‌گیری برای برگزاری یک جلسه
اکثر اوقات نتیجه می‌گیریم که ثمربخش‌ترین و موفقیت‌آمیزترین جلسه، جلسه‌ای است که هرگز برگزار نشده است!
با در نظر داشتن همین اصل مهم، فلوچارتی را برای شما طراحی کرده‌ایم که به شما در تصمیم‌گیری این موضوع کمک کند: آیا لازم است جلسه‌ای برگزار کنیم یا ارسال ایمیل کافی است؟
علاوه‌براین، نکات سودمندی هم برایتان نوشته‌ایم تا لزوم برگزاری جلسههای ضروری را با دقت بیشتری بررسی کنید و در برگزاری آن‌ها کمترین هزینه‌ی ممکن را متحمل شوید.
نکات کاربردی برای برگزاری یک جلسه
اکنون بیایید به سراغ توضیح نکته‌های سودمندی برویم که ما را از شر جلسههای غیرضروری و وقت تلف‌کن خلاص می‌کند یا حداقل تاثیری که بر بازده تیمی دارد را به حداقل می‌رساند.
دو دو تا چهارتای جلسه‌ها را یاد بگیرید
خیلی از مردم خیال می‌کنند که یک جلسه‌ی 30 دقیقه‌ای تنها نیم ساعت از وقت‌شان را خواهد گرفت. اما اصلاً اینطور نیست. یک جلسه‌ی 30 دقیقه‌ای ده نفره، 5 ساعت طول می‌‌کشد نه نیم ساعت!
(کل زمان جلسه) = (مدت زمان جلسه بر حسب ساعت) x (تعداد شرکت‌کنندگان)
حالا این مقدار را در دستمزدی که کارکنان شما برای هر ساعت به دست می‌آورند ضرب کنید تا هزینه‌ای که برای هر جلسه تمام می‌شود را محاسبه کنید.
(هزینه‌ی جلسه) = (مدت زمان جلسه بر حسب ساعت) x (تعداد شرکت‌کنندگان) x (میانگین دستمزد آن‌ها در هر ساعت)
تعجب خواهید کرد اگر بدانید که این هزینه‌ها با چه سرعتی سر به فلک می‌کشند. یک مطالعه‌ی زمانی که توسط شرکت مشاوره‌ی مدیریتی Bain & Company انجام شده ثابت کرده است که برای یک شرکت تولید‌کننده‌ی بزرگ و مطرح، یک جلسه‌ی هفتگی ساده با حضور مدیران میان‌رده بیش از 15 میلیون دلار در سال هزینه داشته است!
پیش از آن که اقدام به برگزاری جلسه‌ای کنید، معادلات لازم را انجام دهید و مطمئن شوید که ارزش وقت گذاشتن و هزینه‌های جانبی را دارد یا نه. مجله‌ی هاروارد بیزینس ریویو یک اپلیکیشن موبایل طراحی کرده است که به کمک آن می‌توانید هزینه‌های جلسههای خود را محاسبه کنید.
شعاع تخریب را در نظر داشته باشید
معادله‌ی بالا فقط برآوردی از حداقل هزینه‌های برگزاری جلسه‌ها را حساب می‌کند و«شعاع تخریب» را حساب نمی‌کند: منظورم بهای کارایی و بازدهی است که وقفه‌های ناگهانی در جلسه‌ها، تغییر فضای کاری، یا اتلاف‌وقت‌های بی‌مورد به بار می‌آورند. در حقیقت معادله‌ی اصلی واقعی بیشتر به این شبیه است:
(هزینه جلسه) = (مدت زمان جلسه بر حسب ساعت + زمان مفیدی که با تغییر فضای کاری تلف می‌شود 2x برای قبل و بعد از جلسه) x (تعداد شرکت‌کنندگان) x (میانگین دستمزد آن‌ها در هر ساعت)
مسئله از این هم پیچیده‌تر می‌شود، تغییر فضای کاری برای همه‌ی اعضا به یک قیمت تمام نمی‌شود. پاول گراهام یکی از موسسین شتاب‌دهنده‌ی استارتاپ Y Combinator ، تفاوت بین دو نوع برنامه‌ی کاری متمایز را این‌گونه توضیح می‌دهد:
برنامه‌ی کاری مدیر
برنامه‌ی کاری مدیر برای روسا تعریف شده است و به شکل آشنا و قدیمی دفتر قرارهای ملاقات است که هر روز آن به بازه‌های زمانی یک‌ساعته تقسیم شده است. اگر لازم باشد می‌توانید چند ساعت را به کار مهم‌تری اختصاص دهید. اما به طور پیش‌فرض، نوعی برنامه‌ی کاری است که وظایف شما هر یک ساعت یک‌بار تغییر می‌کنند.
برنامه‌ی کاری سازنده
اما نوع دیگری از برنامه‌ی کاری نیز وجود دارد که مخصوص سازندگان و تولیدکنندگان است، مثلا نویسنده‌ها و برنامه‌نویس‌ها. آن‌ها معمولا ترجیح می‌دهند زمان خود را به بازه‌هایی از قبیل نصف روز (حداقل) تقسیم کنند. شما هرگز نمی‌توانید در بازه‌های یک‌ساعته متن یا برنامه‌ی خوبی را تولید کنید. چنین زمانی حتی برای شروع هم کافی نیست.
بنابراین، یک جلسه‌ی نیم ساعته خدشه‌ای به برنامه‌ی کاری مدیران وارد نمی‌کند. اما برای یک سازنده، یک جلسه‌ی بدموقع باعث می‌شود صبح کاری او به دو بازه‌ی مجزا تبدیل شود که هیچ کدامشان هم برای تولید و بازده کافی مناسب نیستند. تا به خودت بیایی می‌بینی زمان صرف ناهار هم تمام شده است و هیچ کاری را به اتمام نرسانده‌ای.
وقتی که درباره‌ی برگزاری جلسه یا ارسال ایمیل تصمیم‌گیری می‌کنید، حتماً بهای کامل از دست دادن فرصت‌ها و کاهش بازدهی را هم لحاظ کنید.
صبح‌ها جلسه برگزار نکنید
بلوک‌بندی زمانی یکی از بهترین روش‌ها برای کاهش هزینه‌ی تغییر فضای کاری است. به جای آنکه دائما بین فضای کار و جلسه‌ها جابجا شوید، روز کاری خود را به دو بلوک مجزا تقسیم کنید:
زمان کار و زمان جلسه (یا در صورت تمایل می‌توانید آن‌ها را زمان سازندگان و زمان مدیران بنامید).
تمامی بلوک‌های زمانی که به کار اختصاص داده‌اید را در تقویم علامت بزنید و اجازه ندهید کسی وقت کاری شما را با جلسه از شما بگیرد.
حتی می‌توانید یک روز خاص در طول هفته را «روز بدون جلسه» نام‌گذاری کنید تا هیچ وقفه‌ای در کارهایتان ایجاد نشود.
اگر شما سرپرست تیم هستید، زمان‌های «بدون جلسه» را با مشورت همه‌ی اعضای تیم انتخاب کنید تا بتوانند بیشترین دقت و تمرکز را روی کار خود داشته باشند.
تعداد اعضای هر جلسه 5 نفر یا کمتر باشد
مطالعات زیادی ثابت کرده‌اند که تیم‌های کوچک‌تر بازدهی بیشتری از تیم‌های بزرگ و پرجمعیت دارند. کوچک بودن تیم به این معناست که هر عضوی برای مشارکت و کمک به پیشرفت پروژه احساس مسئولیت بیشتری دارد.
همین منطق را می‌توانیم راجع به جلسه‌ها نیز در نظر بگیریم. هر چه افراد بیشتری درگیر پروژه باشند، اعضای حاضر در جلسه بیشتر می‌شوند. اگر فقط 4 هم‌تیمی داشته باشید، عدم تمایل به مشارکت تیمی و حتی فرار کردن از مسئولیت خیلی سخت‌تر از زمانی است که 10 یا 15 هم‌تیمی دارید.
از این‌ها گذشته، وقتی جلسه را به صورت آنلاین برگزار می‌کنید، هزینه‌های هر نفر بیشتر هم می‌شود. هر عضو اضافه یعنی احتمال ناهماهنگی در برنامه‌ها، مشکلات فنی، صدای خش‌‌خش بیشتر، و آن لحظه‌های عجیب و معذب‌کننده‌ای که دو نفر به‌طور همزمان شروع به صحبت می‌کنند.
با آنکه برای هر قاعده‌ای استثنایی وجود دارد، (مثلا جلسه‌هایی که با حضور همه‌ی پرسنل برای افزایش انسجام تیمی مناسب‌اند)، به طور کلی جلسههای خیلی کمی وجود دارند که حضور بیش از 5 نفر در آن‌ها ضروری باشد.
اگر قرار نیست مشارکت ارزشمندی داشته باشید، دعوت‌ها را رد و جلسه‌ها را ترک کنید
قرار نیست هر جلسه‌ی سودمند و پرکاربردی برای همه اعضای حاضر ثمربخش باشد. همچنین، قرار نیست اگر این جلسه برای کسی سودمند است مجبور باشد تمام مدت در آنجا حضور داشته باشد. تا به حال چندبار در جلسههای یک‌ساعته‌ای نشسته‌اید که فقط 5 دقیقه از آن برایتان مفید بوده است؟
یک راه آسان برای حل کردن این دشواری‌ها وجود دارد: به همه بگویید که اگر احساس می‌کنند مشارکت ارزشمندی برای این جلسه ندارند می‌توانند دعوت به جلسه را رد کنند، و یا حتی اگر وسط جلسه احساس کردند دیگر به حضورشان نیازی نیست از اتاق بیرون بروند. هیچ اشکالی ندارد.
ببینید ایلان ماسک درباره‌ی فرهنگ و عرف برگزاری جلسه در شرکت تسلا چه می‌گوید:
ترک کردن جلسه کار گستاخانه‌ای نیست. بلکه کسی را به اجبار نگه‌داشتن و وقت او را تلف کردن گستاخانه است.
ایلان ماسک
نگذارید جلسه به بیراهه برود!
قرار نیست هر جلسه‌ی سودمندی تا آخر عمرتان سودمند و به‌دردبخور باقی بماند! خیلی از جلسههای همیشگی و مرسومی که برگزار می‌کنیم، حتی اگر مدت‌ها از عمر مفیدشان گذشته باشد باز هم بر حسب عادت ادامه پیدا می‌کنند.
برگزاری همه جلسههای همیشگی خود را به مدت یک هفته لغو کنید. فقط آن جلسه‌هایی را دوباره اضافه کنید که ارزش‌آفرین بودند و از طریق ارسال ایمیل نمی‌توانید هدف آن‌ها را به انجام برسانید. هر چهار ماه یا شش ماه یک‌بار این کار را انجام دهید تا از کشیده شدن جلسه‌هایتان به بیراهه جلوگیری کنید.
رویکرد نگارش‌محوری داشته باشید
جلسه‌هایتان را صرفا به فعالیت‌هایی اختصاص دهید که قطعا باید به صورت رودررو (یا وب‌کم به وب‌کم) انجام شوند: تحلیل مسائل سخت و دشوار، تصمیم‌گیری‌های مهم، بحث راجع به مسائل حساس، هماهنگ کردن پروژه‌هایی که به افراد زیادی وابسته‌اند و غیره.
در هر حال، افراد باید در حالی وارد جلسه شوند که همه‌ی اطلاعات و داده‌هایی که قرار است در جلسه به اشتراک بگذارند را آماده کرده باشند. معروف است که جف بزوس ارائه‌ی اطلاعات با پاورپوینت را در جلسههای شرکت آمازون ممنوع کرده و به جای آن خواندن و از بر کردن یک یادداشت 4 تا 6 صفحه‌ای را الزامی کرده است. به گفته‌ی او، این کار باعث ارتقای قدرت تفکر می‌شود.
«دلیل آنکه نوشتن یک یادداشت 4 صفحه‌ای خوب و مناسب از درست کردن 20 صفحه در پاورپوینت سخت‌تر است،این است که ساختار روایی یک یادداشت خوب، برانگیزاننده‌ی تفکر بهتر و درک بهتر مسائل مهم‌تر است».
در شرکت آمازون، مدیران اجرایی 15 دقیقه‌ی ابتدایی جلسات را به خواندن این یادداشت در سکوت اختصاص می‌دهند، اما به نظر من دلیلی ندارد که نتوان قبل از جلسه همین یادداشت را برای آن‌ها ایمیل کرد.
سخن آخر
در نهایت، اعضای تیم در ثبت اسناد، وقایع و تصمیمات مهم که در آینده به آن نیاز خواهید داشت نیز به مرور بهتر و بهتر می‌شوند. فراموش نکنید که به محض اتمام جلسه نتیجه‌ی آن را هم برای ایفای مسئولیت و هم برای استفاده در روزهای آتی ثبت کنید.
تمامی نکات و راهکارهای جلسههای مفید را می‌توانیم در همین نکته‌ی کوچک خلاصه کنیم: قبل از آنکه جلسه‌ای را وارد برنامه‌ی کاری خود کنید از خودتان بپرسید: «آیا ارزش وقت و تمرکز اعضای تیمم را دارد؟»
گاهی وقت‌ها جواب این سوال بله و اکثر اوقات جواب خیر است. پس با توجه به همین جواب اقدام کنید.
این مقاله، ترجمه‌ی است از این پست وبلاگ Todoist، سرویس مدیریت تسک.
