عناوینی مثل «روش‌های مدیریت زمان»، «چطور در زمان‌مان صرفه‌جویی کنیم؟»، «چطور در زمان کمتر، کار بیشتری انجام بدهیم؟» هرچند تکراری هستند اما معمولاً توجه خیلی از آدم‌ها را به خود جلب می‌کنند. دلیلش هم به این برمی‌گردد که تقریباً همه‌ی ما فکر می‌کنیم می‌توانیم خیلی مفیدتر باشیم و در عین حال زمان بیشتری را صرفه‌جویی کنیم. بیشتر مقاله‌هایی که درباره‌ی بهره‌وری نوشته می‌شوند حواس‌شان نیست که در واقع دارند کاری به خروارها کار ما اضافه می‌کنند و ما اگر وقت داشتیم که خب همان کارهای خودمان را انجام می‌دادیم!
ما در این مقاله هدف دیگری را دنبال می‌کنیم. می‌خواهیم به شما بگوییم چه کارهایی را انجام ندهید، چه کارهایی را حذف کنید و چه کارهایی را کمتر انجام بدهید تا زمان بیشتری برای خودتان داشته باشید. زمان و انرژی هر کسی محدود است و بهتر است آن را هدر ندهد. پس بیایید تمام کارهای بی‌اهمیت را کنار بگذاریم و فضا را برای چیزهایی که واقعاً مهم هستند خالی کنیم. قبلاً ابزارهای مناسب نویسندگان برای مدیریت زمان و افزایش بهره‌وری را معرفی کرده بودیم. در این مقاله می‌خواهیم چند مورد را به شما معرفی کنیم که با حذف آن‌ها از زندگی‌تان، می‌توانید هر هفته حدود 20 ساعت زمان صرفه‌جویی کنید.
لیست کارهایی که باید انجام بدهید (to do list)
تقریباً همه‌جا و همه‌کس به شما می‌گویند که لیستی از کارهایتان بنویسید و سخت به آن بچسبید تا همه را انجام دهید. اما حرف ما دقیقاً برعکس این موضوع است. یک لیست طولانی یا به‌هم‌ریخته می‌تواند شما را بدتر دچار سرگیجه یا خستگی بکند. اگر لیستی پر از کارها بنویسید، حتی ممکن است عذاب وجدان به سراغ‌تان بیاید که چرا این همه کار عقب‌افتاده دارید! «فلج تحلیلی» را باید جدی بگیرید. وقتی با یک لیست بلندبالا از کارها مواجه می‌شوید، نمی‌دانید کدام را باید اول انجام بدهید و همین شما را دچار سردرگمی می‌کند. اگر لیست‌تان خیلی طولانی هم باشد زمان کم می‌آورید و نمی‌توانید همه‌ی کارها را انجام بدهید. همین هم بدتر به شما احساس عذاب وجدان می‌دهد.
پس لیست کارها را کنار بگذارید. شنیدن این جمله می‌تواند بعضی‌ها را عصبانی کند و بگویند چطور کارهایمان را بدون لیست انجام دهیم؟ خب راستش را بخواهید روزهایی هست که واقعاً کارهای زیادی برای انجام دادن دارید. شاید یک ضرب‌الاجل یا ددلاین هم پیش رو داشته باشید. یا خیلی از کارهای خانه عقب مانده‌اید و باید همه‌ی کارها را در یک روز انجام بدهید. در این موارد، به فهرست کارهای خود بچسبید و طبق آن پیش بروید. نکته این است که باید بتوانید بدون لیست هم کارهایتان را پیش ببرید.
کارهایی هم هستند که اصلاً نباید در لیست شما وجود داشته باشند اما مجبورید آن‌ها را هم انجام بدهید. مثلاً فعالیت‌های روتین مثل ناهار خوردن را که نیاز نیست در لیست‌تان بنویسید. فعالیت‌های بزرگی مثل توسعه‌ی فردی یا پیشرفت شغلی را هم نیازی نیست بنویسید چون اساساً اتفاقی یک روزه نیستند. باید 3 تا 4 کار مهمی که بیشترین تأثیر را بر زندگی شغلی شما می‌گذارند شناسایی کنید و روزانه روی انجام دادن آن‌ها تمرکز کنید تا مدیریت زمان بهتری داشته باشید. اگر نمی‌توانید لیست کارها را به‌کلی کنار بگذارید، پس لیستی کوتاه ولی با اولویت بالا بنویسید. باقی کارهایی را که جزئی و روتین یا بزرگ و دست‌نیافتنی هستند، از لیست‌تان حذف کنید.
سرگردانی‌های بعد از بیداری
برای شما هم پیش آمده که هنوز روزتان شروع نشده، ندانید که باید چکار کنید؟ بعضی آدم‌ها که کلاً صبح‌ها انرژی بیشتر و بهره‌وری بالاتری دارند. حتی اگر جزو این آدم‌ها هم نیستید باید صبح را خیلی جدی بگیرید.
این‌که صبح چه ساعتی از خواب بیدار شوید خیلی مهم نیست. بعضی‌ها ساعت 6 صبح از خواب بیدار می‌شوند ولی تا ساعت 11 صبح هیچ کار خاصی انجام نمی‌دهند و فقط با گوشی‌شان ور می‌روند یا در تخت غلت می‌زنند. مهم این است که وقتی صبح از خواب بیدار می‌شوید چه کارهایی انجام می‌دهید و روزتان را چطوری شروع می‌کنید. بعضی‌ها هزار تا کار دارند اما نمی‌دانند اول باید چه کاری را انجام بدهند؛ همین باعث می‌شود که هیچ کاری نکنند!
خیلی از آدم‌های موفق بعد از بیدار شدن، به سراغ گوشی و شبکه‌های اجتماعی نمی‌روند و ساعت‌های اول صبح را به برنامه‌ریزی برای روزشان می‌گذرانند. در واقع این برنامه‌ریزی باعث می‌شود ذهن‌شان روی کارها متمرکز شود و بتوانند خیلی زودتر و بهتر به سراغ کارها بروند.
کارهای تکراری
دو سال پیش اگر از هوش مصنوعی حرف می‌زدیم انگار داشتیم درباره‌ی آینده‌های دور و نسل‌های بعدی حرف می‌زدیم اما الان با وجود ChatGPT و Midjourney داریم درباره‌ی چیزهایی که زمانی غیرممکن یا خارق‌العاده‌ای بودند حرف می‌زنیم. بسیاری از نرم‌افزارها و هوش مصنوعی‌ها می‌توانند به شما کمک کنند تا کارهای تکراری یا کوچک را در زمان خیلی کوتاهی انجام دهید.
مثلاً فرض کنید هزار فایل روی ویندوزتان دارید که باید به ترتیب آن‌ها را نامگذاری کنید. نامگذاری تک به تک آن‌ها ساعت وقت می‌گیرد و اصلاً کار جذابی نیست. نامگذاری پیشفرض گروهی ویندوز هم مطابق میل‌تان نیست. با یک جستجوی ساده در اینترنت می‌توانید نرم‌افزار رایگانی پیدا کنید که به شما اجازه دهد طبق الگوی مدنظرتان، هزاران فایل را نامگذاری کنید. نامگذاری تک به تک هزار فایل شاید چند ساعت طول بکشد اما استفاده از این نرم‌افزار فقط چند دقیقه جستجو و نصب نیاز دارد. این‌طور می‌توانید انرژی و زمان‌تان را صرف کارهای مهم و خلاقانه‌تری بکنید که هوش مصنوعی‌ها هنوز آن را تصاحب نکرده‌اند.
گوشی‌های لعنتی
احتمالاً شما هم فکر می‌کنید در شبانه‌روز زمان زیادی را به استفاده از موبایل نمی‌گذرانید. کافی است از طریق تنظیمات گوشی یا نصب یکی از این اپلیکیشن‌های screen time بفهمید 10 ساعت در روز با موبایل کار می‌کنید! تازه زمان تفریح و استراحت به کنار، احتمالاً 8 ساعت در شبانه‌روز هم مشغول کار کردن پشت مانیتور هستید!
واضح است قبل از این‌که دچار مشکل بینایی شوید یا کمر و گردن خود را از دست بدهید، باید فکری به حال کار کردن با مانیتور و موبایل بکنید. ما این موارد را به شما پیشنهاد می‌دهیم:
- سعی کنید زمان مشخصی را برای گشتن در شبکه‌های اجتماعی تعیین کنید. مثلاً هر روز ساعت 9 تا 10 شب در شبکه‌های اجتماعی بچرخید و بعد گوشی را کنار بگذارید. اگر زمان را گم می‌کنید، می‌توانید از آلارم یا اپلیکیشن‌های مدیریت زمان استفاده کنید. بیشتر گوشی‌های جدید در تنظیمات‌شان امکان screen time را دارند. در این قسمت می‌توانید تعیین کنید که هر اپلیکیشن در روز چقدر فعال باشد. اگر آن زمان بگذرد، دیگر تا فردا نمی‌توانید آن اپلیکیشن را باز کنید.
- وقتی سر کار هستید، تلفن‌تان را خیلی دم‌دست‌تان نگذارید. این‌طوری هر ثانیه وسوسه نمی‌شوید که با آن کار کنید.
- گوشی خود را به رختخواب نبرید. بردن گوشی به رختخواب باعث می‌شود بیشتر در شبکه‌های اجتماعی بچرخید، خواب‌تان را عقب بیندازید و تا نیمه‌شب بیدار بمانید. از طرفی اگر گوشی‌تان را دورتر نگه دارید، صبح که آلارم گوشی به صدا دربیاید، نمی‌توانید آن را سریع در خواب و بیداری خاموش کنید و در نتیجه برای خاموش کردن زنگ باید بلند شوید. همین باعث می‌شود سر موقع بیدار شوید و خواب نمانید.
جلسه‌های مزخرف
فرقی نمی‌کند حضوری کار کنید یا مجازی؛ احتمالاً شما هم از جلسات کاری بیخودی و طولانی رنج می‌برید! این جلسات دشمن مدیریت زمان هستند؛ نه می‌گذارند کارتان را درست انجام دهید، نه هیچ فایده‌ای برای شما دارند. فقط وقت‌تان را می‌گیرند. این توصیه‌ها را جدی بگیرید:
- در جلسه‌هایی که حضور شما ضروری نیست شرکت نکنید. می‌توانید خلاصه‌ی جلسه را از برگزارکننده‌ی آن جلسه بگیرید و بخوانید.
- فقط در جلساتی شرکت کنید که زمان پایان جلسه مشخص باشد. اگر انتظار داشته باشید جلسه‌ای یک ساعت طول بکشد و ناگهان سه ساعت طول بکشد، از کار و زندگی می‌افتید.
- پانزده دقیقه قبل از پایان جلسه، به این موضوع اشاره کنید و درخواست کنید که جمع‌بندی را بشنوید.
- اگر توانایی انجام دادن چند کار را به‌صورت همزمان دارید و قرار نیست در جلسه صحبت خاصی بکنید، همراه خودتان لپ‌تاپ ببرید و کارهایی را که نیاز به تمرکز خیلی زیاد ندارند انجام بدهید.
چک کردن بی‌پایان ایمیل‌ها
خیلی‌ها در طول روز علاوه بر شبکه‌های اجتماعی، مدام ایمیل شخصی یا شرکتی‌شان را چک می‌کنند تا مبادا ایمیلی را از دست بدهند. این رفرش کردن صفحه‌ی ایمیل در طول روز اگر حداقل 20 بار تکرار شود، می‌تواند زمان قابل توجهی را از شما بگیرد. برای بهتر مدیریت کردن زمان می‌توانید هر روز ساعت مشخصی را به چک کردن ایمیل اختصاص دهید و در زمان‌های دیگر به سراغ ایمیل نروید. اگر شغل حساسی نداشته باشید دیر دیدن ایمیل‌ها هیچ ضرری ایجاد نخواهد کرد.
آدم‌های قدرنشناس
بعضی از آدم‌ها هستند که از شما انتظار بیجا دارند؛ مثلاً انتظار دارند کاری فراتر از وظیفه‌تان برایشان انجام دهید یا از ساعت‌های شخصی‌تان بزنید و کار مهمی را به‌صورت رایگان برای آن‌ها انجام دهید. مدیریت زمان یا فهرست شرح وظایف برای این آدم‌ها معنایی ندارد. این آدم‌ها را از زندگی‌تان حذف کنید یا اگر رئیس‌تان هستند و نمی‌توانید حذف‌شان کنید، زیر بار درخواست‌های نادرست‌شان نروید.
بعضی‌ها هم هستند که کاری را به شکل اشتباه انجام می‌دهند و هرچقدر برایشان زمان می‌گذارید و روش درست را به آن‌ها یاد می‌دهید، در برابر یادگیری یا اصلاح اشتباه‌شان مقاومت می‌کنند. اگر اشتباه این آدم‌ها به شکل مستقیم روی کار شما تأثیر ندارد، از خیر کمک کردن به آن‌ها بگذرید و زمان‌تان را تلف نکنید.
سخن پایانی
برای مدیریت زمان روش‌های مختلفی وجود دارد و بعضی از این روش‌ها ممکن است برای همه کارآمد نباشند. بعضی از توصیه‌های این مقاله ممکن است در ظاهر عجیب به نظر برسند اما حداقل امتحان کردن بعضی‌هایشان می‌تواند نتایج خوبی را برای شما به همراه داشته باشد. دقت داشته باشید که مدیریت زمان عملی یک‌باره و یک‌روزه نیست و نیاز است همیشه مراقب زمان خودتان باشید.
تمام هدف ما در این مطلب این بود که راه‌هایی برای افزایش بهره‌وری و صرفه‌جویی در زمان به شما معرفی کنیم. اگر شما هم از راهکارهایی استفاده می‌کنید که باعث شده مدیریت زمان بهتری داشته باشید یا بهره‌وری بالاتری داشته باشید، خیلی خوشحال خواهیم شد در قسمت نظرات با ما در میان بگذارید.
