مدیریت زمان هنر انسان معاصر است. هرچه نقش افراد در جامعه پررنگ‌تر شود، زمان برای آن‌ها ارزشمندتر و پروسه کنترل آن، تخصصی‌تر می‌شود. به همین دلیل است که متخصصین و سرآمدان جامعه معمولا کمتر از افراد رده پایین در دسترس بوده و امکان ملاقات با آن‌ها محدودتر است.
زمان، سکه‌ی رایج دوران ماست و هزینه کردن صحیح، آگاهانه و هنرمندانه‌ی آن، نشان از هوش و ذکاوت افراد دارد. تولید محتوا، هزینه کردن بخشی از ذوق و توانایی فرد است برای آنکه مفهومی را به خواست دیگران و به روش استاندارد، با ابزار کلمات به تجسم برساند. بسته به هدفی که از این محتوا نویسی دنبال می‌شود، کاربرد کلمات مانند خرج کردن سکه‌ها، به مدیریتی هوشمند نیاز دارد تا نتایج دلخواه حاصل شود.
اگر عضوی از تیم همکاران نویسنده‌ی ما در نویسش باشید، احتمالا با مقوله‌ی مدیریت زمان‌بندی تحویل سفارش‌ها دست به گریبانید. در این مطلب به چگونگی مدیریت زمان تحویل سفارش‌های تولید محتوا می‌پردازیم و امیدواریم که این پست بتواند برای به سرانجام رساندن بهتر، سریع‌تر و باکیفیت‌تر متون حرفه‌ای برای‌تان کمک‌رسان باشد. ما را در مطالعه‌ی این نوشتار همراهی نمایید.
برای آنکه محتوای باکیفیت تولید کنیم، باید خواننده‌ی خود را بشناسیم
رعایت نکاتی در کار تولید محتوا از هر نظر الزامی است. چه از دید سفارش‌دهنده‌ی محتوا ، چه از نگاه نویسنده و چه از سوی واسطه‌ای که کار نگارش را بین این دو مبادله می‌کند. اما نباید از یاد برد که این متون محتوایی، برای انتقال و استفاده در ماشینی خلق می‌شوند که گرچه کاربر آن انسان است، اما مبنای ویرایش و ارزیابی آن گاهی متفاوت از نگاه انسانی است.
درست حدس زدید، از گوگل صحبت می‌کنیم! از آنجا که هر محتوای تولیدی، باید از فیلتر یا روراست‌تر بگوییم چرخ‌گوشت گوگل عبور کند، لازم است نوشته‌های خود را طوری تنظیم کنیم که در این مسیر، ضمن پایبندی به اصول و قوانین ماشین نرم‌افزاری و هوشمند گوگل، هویت و ماهیت اصلی خود را از دست ندهند.
شاید برای کسی که عمری قلم به دست داشته و به دلخواه خود نوشته است کار با ویرایشگری که بر روی تکرار هدفمند کلمات و عبارات و بسیاری موارد دیگر مدیریت می‌کند، قدری دشوار باشد. به‌ویژه اگر مدت مشخصی هم برای اجرای ایده‌های ذهنی او تعیین شده و نوشته‌هایش در حصارهای زمان محدود شود.
اما آسمان فضای مجازی، کاملا هم سیاه نیست و نوشتن و نشر در این فضا نیز لذت‌های خاص خود را دارد. به شرط آنکه از آن‌ها آگاه باشیم و به‌خوبی استفاده کنیم.
غیر از رعایت اصول فنی و دستوری، کلام روان و زیبایی نگارش هم می‌تواند در جذب بیشتر مخاطب موثر باشد.
اما از این صحبت‌ها که بگذریم، مدیریت زمان موضوع مورد بحث ماست که در ادامه به آن می‌پردازیم.
معیارهایی برای انتخاب محتوا
پیش از هر توضیحی لازم است یادآوری کنیم هر یک از ما، بی‌شک از قلم خود قوی‌تر هستیم. در هیچ حالتی نباید از یاد ببریم که نوشته‌ها مانند پرندگان کوچکی در دستان ما هستند. هرقدر هنرمندانه‌تر آن‌ها را دست‌آموز کرده و به اطاعت خود درآوریم، آسان‌تر و زیباتر نوشته و خواهیم توانست از پروازشان لذت ببریم. ضمن اینکه با شناخت بهتر کلمات و عبارات، ضمن صرف زمان کمتر، به نتایج بیشتر و بزرگ‌تری می‌رسیم.
با این نوع نگرش، هیچ کاری آنقدر که از بیرون به‌نظر می‌رسد دشوار نیست!
برای آنکه بتوانیم در زمان محدود و مشخص، محتوای بهتری تولید کنیم، نیاز به ملاک‌هایی در انتخاب داریم:
آگاهی را یکی از ملاک‌های اصلی انتخاب محتوا جهت نگارش قرار دهید
آگاهی بیشتر مساوی با نگارش آسان‌تر است. هر قدر از موضوعی بیشتر مطلع باشیم، آسان‌تر و علمی‌تر درباره‌ی آن صحبت کرده و طبعا روان‌تر نیز خواهیم نوشت. همین موضوع باعث شده تا نویسندگان موفق، سهم بیشتری از زمان برای تحقیق اولیه و گردآوری اطلاعات قائل شوند.
البته در محتوانویسی، الزام یا اصراری نیست که درباره‌ی هر موضوع نگارشی، تخصص یا تبحر خاصی داشته باشیم. بلکه یک جستجوی اصولی و کسب اطلاعات لازم برای این کار، پیش از آغاز نگارش کافی است.
اما اگر هیچ پیش‌زمینه‌ای از یک موضوع نداشته و به آن علاقمند هم نباشیم، کار قدری دشوارتر خواهد بود. بنابراین، توصیه می‌شود محتوای کاملا بیگانه و فاقد جذابیت را برای نوشتن انتخاب نکنیم.
محتوا مهمان ماست، نباید مهمان خود را برای مدت طولانی تنها بگذاریم!
نوشتن، ارائه‌ی مکتوب و ثبت‌شده‌ی زنجیره‌ای از تفکرات و اطلاعات است. هنگامی که شروع به نگارش موضوعی می‌کنیم، پا در مسیری می‌گذاریم که افق آن از ابتدا کاملا واضح و روشن نیست. خود پروسه‌ی نگارش محتوا، می‌تواند ما را به مسیری بکشاند که پیش از آغاز به‌کار، اطلاع چندانی از آن نداشته‌ایم. هرچند در انتهای مسیر، الزاما به همان جایی خواهیم رسید که سفارش‌دهنده از ما خواسته است. اما به هر شکل، بخش بزرگی از مدیریت زمان‌بندی تحویل سفارش‌های تولید محتوا، همواره به تداوم و یکپارچگی انجام کار بستگی دارد.
به‌نظر می‌رسد انجام مستمر هر محتوا، از مرحله‌ی تحقیق تا انتهای کار و جمع‌بندی نهایی در یک پروسه‌ی یکپارچه، می‌تواند کمک زیادی به انسجام ذهنی نویسنده کند. بهتر است در طول نوشتن یک مطلب واحد، تاحدامکان، از پاشیدگی ذهنی و جدایی از موضوع نگارشی پرهیز شده و مدت زمان انجام کار، تماما صرف همان موضوع و تمرکز بر روی آن شود.
چگونه محتوایی مشتری‌پسندتر بنویسیم؟
در مقابل اعتمادی که مشتریان محتوا، به نویسنده دارند انتظاراتی کاملا موجه و قابل پذیرش نیز وجود دارند که یکی از آن‌ها، زمان‌بندی تحویل سفارش‌های تولید محتوا و تحویل به موقع سفارشات است.
هرقدر این انتظارات بیشتر برآورده شود، طبعا رضایت خاطر مشتری از متن دریافتی نیز بیشتر خواهد بود. برای آنکه نوشته‌ی ما بهتر مورد توجه مشتری قرار گیرد لازم است به نکات و موارد اشاره شده از طرف او توجه کافی صورت گیرد. اما در مواردی که اشاره یا سفارش خاصی از طرف مشتری انجام نشده، مجبوریم به نکات موجود در تیتر و کلمات کلیدی کانونی و مواردی از این قبیل اکتفا کنیم.
مورد دیگری که در پذیرش محتوا از طرف مشتری موثر است، دریافت حال و هوای متن درخواستی است. اشاراتی که در استاندارد نگارش بیان می‌شود مانند سطح و نوع نگارش تاحدودی در این مورد راهگشاست. اما مهم‌تر از آن، درک نویسنده از محیط محتواست. بی‌شک نوشتن در فضای ادبی برای پیش‌درآمد یا معرفی یک کتاب رمان با توضیح یک محصول صنعتی از زمین تا آسمان تفاوت دارد! همینطور اتمسفر نگارشی برای محتوای حرفه‌ای تبلیغاتی، با فضای مورد نیاز جهت نوشتن درباره‌ی یک موضوع علمی، بسیار متفاوت است. در نظر داشتن مشخصات و ویژگی‌های نوع و لحن نگارش، از نکات مهمی است که میزان پذیرش و جلب رضایت مشتری را تاحد زیادی بالاتر می‌برد.
چگونه مدیریت زمان را برای انجام سفارش‌های مختلف به‌کار بگیریم؟
قبول انجام سفارشات محتوا و مدیریت زمان‌بندی تحویل سفارش‌های تولید محتوا در حجم و اندازه‌های مختلف، در اولین وهله بستگی به توانایی و زمان آزاد نویسنده برای انجام آن‌ها دارد. اما این همه‌ی ماجرا نیست!
در نهایت، همواره باید انتظار پیشامد چالش‌هایی از نظر زمان و مسائل حاشیه‌ای را نیز داشته باشیم. مواردی مانند رد محتوا یا درخواست اصلاح‌های مکرر می‌تواند برنامه‌ریزی زمانی ما را بر هم بزند. در چنین مواردی، شناخت توانایی ذهنی هر فرد در رویارویی با چنین چالش‌هایی، موردی کاملا تجربی است که به‌مرور زمان حاصل می‌شود.
انتخاب سفارش‌هایی با حجم و سطح نگارش مختلف، مستلزم قبول مسئولیت انجام آن‌ها در موعد تعیین شده است. به این منظور، اگر قصد قبول سفارشات بیشتر داریم، بهتر آن است که نکاتی را در مورد زمان‌بندی تحویل سفارش‌های تولید محتوا، مراعات کنیم. برخی از این نکات را در لیستی ارائه می‌کنیم و امیدواریم برای شما نیز مفید واقع شود:
1- انتخاب محتواهایی با تم نزدیک به هم
کار نگارش محتواهایی با زمینه‌های نزدیک به هم به‌مراتب آسان‌تر است. از آن جهت که تحقیق درباره یاین مطالب، از منابع مشترکی صورت گرفته و بی‌شک زمان کمتری را به خود اختصاص می‌دهد. علاوه‌براین، تمرکز بر روی موضوعاتی با تم و زمینه‌ی مشابه، در مدت زمان کمتری امکان‌پذیر است. این کار قطعا به مدیریت بهترزمان‌بندی تحویل سفارش‌های تولید محتوا کمک شایانی خواهد نمود.
2- انتخاب و قبول مجموعه محتواهای سفارشی مربوط به یک مشتری واحد
سفارشات محتوانویسی مربوط به یک حوزه‌ی کاری که در بسته‌های چندتایی از طرف مشتریان ارائه می‌شوند، از گزینه‌های مناسب برای مدیریت زمان هستند. انجام چنین سفارشاتی، به‌دلایل مشابه با مورد قبلی نظیر منابع تحقیق و حال و هوای مشترک، به‌طور اصولی زمان کمتری از نویسنده خواهند گرفت.
3- تعیین زمان و مکان مشخص برای انجام سفارشات
بخش بزرگی از نظم اعمال شده توسط افراد، در ذهن آن‌ها شکل می‌گیرد. نظمی که به‌ویژه در فعالیت‌های مانند نویسندگی، تاثیر زیادی در سرعت بخشیدن به کارها دارد. حذف موارد مزاحمی که به پراکندگی ذهن و اغتشاش فکری می‌انجامند، با تکرار شرایط انجام کار به بهترین شکل امکان‌پذیر است.
داشتن فضا و زمان خاصی که همه روزه در آن کارهای نگارشی و محتوانویسی خود را سروسامان دهیم، پیشنهاد مثبتی است که بسیاری از نویسندگان بزرگ، برای همکاران خود دارند. به این ترتیب، نوشتن در ساعت و مکان مقرر، پس از مدتی به‌صورت عادت ذهنی درآمده و با صرف انرژی و زمان به‌مراتب کمتری قابل انجام خواهد بود. به این ترتیب، زمان بیشتری برای انجام کارها باقی مانده و فرصت مدیریت آن‌ها نیز با شرایط بهتری فراهم خواهد شد. این مورد نیز، از گام‌های مثبت و مفید در زمان‌بندی تحویل سفارش‌های تولید محتوا است.
استفاده از عوامل مشوق ذهنی مانند موزیک دلخواه، برای کسانی که قدرت تمرکز هم‌زمان بر چند موضوع مختلف را دارند می‌تواند بسیار موثر و مفید واقع شود. اگر شما هم از آن دسته افرادی هستید که هم‌زمان با گوش کردن به موسیقی کار خود را به راحتی و حتی با سرعت بیشتر انجام می‌دهید حتما از این مزیت کمال استفاده را ببرید. خبر خوب اینکه استفاده از محرک‌های ذهنی مثبت مانند موزیک مورد علاقه، خستگی ضمن کار را هم به حداقل کاهش داده و از کسالت ذهنی بعد از پایان کار هم به نحو موثری پیشگیری می‌کند. علاوه بر این با افزایش سرعت عمل در هنگام نگارش، به مدیریت زمان‌بندی تحویل سفارش‌های تولید محتوا نیز کمک می‌کند.
ارائه‌ی پیشنهاد تولید محتوا، فرصتی برای نگارش بهتر با کلمات کلیدی دلخواه!
بر طبق روال نگارش محتوا برای مشتریان نویسش، پس از تایید و پذیرش هر محتوا از سوی مشتری، فرصتی برای ارائه‌ی پیشنهاد نگارش محتوا در زمینه‌ی مشابه در اختیار نویسنده قرار می‌گیرد. ضمن اینکه کادری با عنوان پیشنهاد تولید محتوا معرفی شده و در آن انتخاب موارد گوناگونی از عنوان تا نوع نگارش، تعداد محتوا و تعداد کلمات آن، لحن نگارش و سایر موارد، به نویسنده محول می‌شود.
این پیشنهاد، بی‌شک فرصت خاصی است تا فرد بتواند بر اساس خلاقیت شخصی خود، در زمینه‌های مختلف عمل نموده و محتوایی خاص و نزدیک‌تر به شیوه و نوع نگارش خود، به مشتری ارائه دهد.
ابزارهایی برای مدیریت زمان تولید محتوا
ابزارهای نگارشی و کمک نگارشی متنوعی در بازار نرم‌افزار برای مدیریت زمان وجود دارند. آلارم‌های هشداردهنده و برنامه‌ریزهای کامپیوتری تا تقویم‌های گویا که زمان و پایان فرصت نگارش را به افراد یادآوری می‌کنند و مواردی از این قبیل فراوانند. نویسندگان محتوا نیز می‌توانند در زمان‌بندی تحویل سفارش‌های تولید محتوا از این ابزارها استفاده کنند.
روش‌های برنامه‌ریزی شخصی مانند تایم‌بندی ساعات نگارش یا استفاده از ویرایشگرهای متنی نیز، مواردی برای کاهش زمان ویرایش و تدوین سریع‌تر متون هستند.
یکی از این نرم‌افزارها که کمک زیادی به مدیریت زمان‌بندی تحویل سفارش‌های تولید محتوا و برنامه‌ریزی دیگر موارد در زمینه‌های نگارشی می‌کند به گوگل‌تسکس (Google Tasks) معروف است. این نرم افزار را می‌توانید از طریق کلندر در فضای گوگل به کار گرفته و از مزایای متنوع آن از قبیل آلارم و تایمرهای تقویمی بهره‌مند شوید.
با عشق بنویسید!
باید اذعان کرد انجام هر کاری با علاقه‌ی قلبی و تمایل ذهنی نتایجی به‌مراتب بهتر به دست می‌دهد. نوشتن هم از این قاعده مستثنی نیست. نگارش پیاپی متون آن هم به‌شکل حرفه‌ای و در قالب وظیفه و شغل، بدون وجود علاقه قلبی نمی‌تواند برای مدت طولانی ادامه یابد. حتی در صورت اصرار به انجام این کار، سایه‌ی خستگی ذهنی به زودی خود را در نوشته‌ها و متون نویسنده نشان خواهد داد.
اما اگر گاهی علیرغم تمایل به نوشتن، لذت چندانی از این کار نمی‌بریم، بهتر است بار دیگر و پس از یک استراحت ذهنی کوتاه، دست دوستی را به سوی کلمات دراز کنیم. نوشتن با علاقه و حوصله و نه تنها با پیش فرض انجام وظیفه، راه خوبی برای از سرگیری داستان عشق به نویسندگی است. داستانی که پایان شیرین آن می‌تواند خلق آثاری به‌مراتب بهتر و استادانه‌تر باشد.
