مطمئناً بیشتر افرادی که درگیر سفارش تولید محتوا یا تولیدکننده‌ی محتوا هستند، دچار تجربه‌ی تخمین نادرست زمان تولید محتوا شده‌اند. یکی از بزرگ‌ترین دلایل این اتفاق، اتکا به حدس و گمان است. معمولا در ابتدا، تاریخ شروع پروژه‌ها را بیش‌ازحد جاه‌طلبانه تعیین می‌کنیم، اما شروع آن‌ها بیشتر و بیشتر عقب می‌افتند. زیرا اغلب میزان کاری که در مرحله‌ی قبل از شروع نگارش محتوا لازم است، نادیده گرفته می‌شود. این تاخیر در شروع انجام پروژه منجر به تاخیر در انجام فرایند سفارش تولید محتوا می‌شود و حاصل نهایی، احتمالا چنین چیزی خواهد بود:
تولید محتوایی که 2 تا 3 برابر بیشتر از میزان پیش‌بینی شده به طول انجامیده، کافرمایی که ناراضی و ناراحت است و نویسنده‌ای که کلافه، خسته و دلزده شده و محتوایی که احتمالا از کیفیت بالایی برخوردار نیست.
تخمین و برآورد دقیق و منطقی از زمان انجام تولید محتوا، می‌تواند از بروز چنین اتفاقاتی جلوگیری کند. در ادامه بررسی می‌کنیم که چطور می‌توانیم به پاسخی منطقی برای این پرسش چالش‌برانگیز برسیم.
سفارش تولید محتوا برای این موضوع چه مدت طول میکشد؟
این سوال، یکی از پرتکرارترین سوالاتی است که توسط مشتری‌ها یا کارفرماها پرسیده می‌شود. اما در پس این پرسش به ظاهر ساده، ریزه‌کاری و پیچ‌وخم‌های فراوانی نهفته است. پرسیدن این قبیل سوال‌ها اغلب موجب می‌شود که تیم‌ها و سازمان‌ها مجبور باشند یک تصمیم دشوار بگیرند و زمان‌بندی برنامه‌ریزی وارائه‌ی نقشه برای بازاریابی محتوایی خود را به این پاسخ گره بزنند. مدیران پروژه این موضوع را می‌دانند اما بی‌تجربه نیز نیستند. آن‌ها می‌دانند که در ابتدای فرآیند سفارش تولید محتوا باید از شما بپرسند که تولید محتوای موردنظر چقدر طول میکشد. این یک اقدام هوشمندانه از جانب آن‌هاست، اما برای شما به این معنی است که باید خیلی خیلی دقیق پیش بروید.
برای پاسخ به این سوال، ابتدا باید موارد زیر را در نظر بگیرید:
هدف سوال را روشن کنید
اولین کار شما به‌عنوان نویسنده، درک کامل چیزی است که از شما خواسته می‌شود. آیا زمان تعیین‌شده توسط شما، در قرارداد ذکر می‌شود؟ یا شاید کارفرما می‌خواهد بداند که برای درخواست‌های بعدی‌اش از شما چه مقدار زمانی را باید در نظر بگیرد؟ گاهی نیز هدف پرسیدن این سوال تعیین میزان مطابقت فرایند سفارش تولید محتوا با سایر مراحل مهم پروژه است. برآورد زمان موردنیاز برای نوشتن محتوا یک فرآیند است و این فرآیند گسترده‌تر از یک سوال ساده از نویسنده است. پس زمان انجام پروژه را حدس نزنید.
دامنه‌ی سوال را روشن کنید
بخشی از وظیفه‌ی شما به‌عنوان نویسنده، کمک به تیم خود برای برآورد کردن حوزه و گستره‌ی محتوا است. مشخص کنید که از شما خواسته‌اند تا چه چیزی را بنویسید؟ همه‌ی نوشته‌ها در تمامی صفحات؟ یا بعضی از نوشته‌ها در برخی از صفحات؟ آیا تنها آنچه در ساختار اولیه مشاهده می‌کنیم باید نوشته شود یا باید به هر صفحه و پیامی اشاره‌ای سطحی کنیم؟
چالشی که در اینجا پیش می‌آید این است که اغلب افراد غیرنویسنده نمی‌دانند که نوشتن، کاری بیشتر از نوشتن است! چراکه نوشتن یک محتوا ممکن است به کارهایی مانند مصاحبه و بررسی، تحقیق درباره‌ی کاربران، ارائه‌ی مطلب به ذی‌نفعان، جلسات کاری مکرر با طراحان و برنامه‌ریزان و بررسی محتوا از نظر کیفیت، قانونی بودن و میزان انطباق با سایر مراحل کار نیاز داشته باشد. شاید دانستن موضوع، مهلت انجام و تعداد ایده‌آل کلمات معمولا برای خبرنگاران روزنامه‌ها کافی باشد، اما نویسندگان و طراحان محتوا برای برآورد کار خود باید چیزهای بسیار بیشتری بدانند. پس برای تعیین زمان موردنیاز برای انجام سفارش تولید محتوا بر اساس پیش‌فرض‌ها، حتماً فرضیات را مستند کرده و نگرانی‌ها و سوالات خود را مطرح کنید.
گردش کار خود را برنامه‌ریزی کنید
یکی از راه‌های کاهش زمان هدررفته و سایر مشکلات، برنامه‌ریزی برای گردش کار نوشتن است. یک نمای کلی از چگونگی تهیه، نوشتن پیش‌نویس، ویرایش، تصحیح و سرانجام به پایان رساندن سفارش تولید محتوا که به شما سپرده شده است بنویسید. این کار به شما یک دید کلی می‌دهد که چقدر زمان و چه امکاناتی برای انجام آن لازم است.
رویکرد خود را انتخاب کنید
شما به‌عنوان نویسنده پس از گردش کار برنامه‌ریزی‌شده و تعیین وظایف کاملاً محدوده‌بندی‌شده، سرانجام آماده‌ی پاسخگویی به این سوال اصلی هستید که تولید یک محتوا چه مدت طول میکشد؟ در این مرحله شما دو روش اصلی برای انتخاب دارید:
- در ابتدا بخش کوچکی از کار را انجام دهید، زمان صرف شده را در حجم باقیمانده ضرب کنید تا برآوردی بر اساس ساعت تعیین کنید!
- سوال را از نظر مهلت و میزان کار و انرژی موردنیاز مجدداً تنظیم کنید.
رویکرد اول: بر اساس کار واقعی، زمان موردنیاز را برآورد کنید
اگر اطلاعات زیادی از یک موضوع مثل توضیحات محصول یا مقالات نحوه‌ی کار، برای نوشتن دارید بهتر است مجموعه‌ی کوچکی از آن موارد را به پایان برسانید. سپس زمان انجام آن‌ها را بررسی کرده و در میزان کار باقیمانده ضرب کنید.
ابتدا یک مقدار مشخص و کوچک از پروژه، مثلا 5 مقاله از 50 مقاله‌ای که باید بنویسید را جدا کنید. سپس برای آن‌ها به‌عنوان یک پروژه‌ی جداگانه برنامه‌ریزی کنید. پس از آن، کار آن‌ها را از ابتدا تا انتها انجام داده یا تا آنجا که می‌توانید پیش برده و موانع و اصطکاک‌های موجود در این مسیر را یادداشت کنید.
تیم‌ها معمولا دوست دارند تمامی کار سفارش تولید محتوا را یک‌جا انجام دهند. این کار نیز امکان‌پذیر است اما در این صورت برآوردها دقت بسیار کمتری خواهند داشت. گاهی اوقات نیز ممکن است به‌ترتیب بزرگی پروژه‌ها پیش برویم، اما این کار می‌تواند کل پروژه را مختل کند. در مواردی هم سرعت کمتری در ابتدای کار داریم به این امید که بعداً سریع‌تر پیش برویم اما این موضوع موجب می‌شود از برنامه عقب بیفتیم.
رویکرد دوم: سوال را مجدداً درباره‌ی مهلت‌ها تنظیم کنید
تعیین مهلت و ضرب‌العجل مقرون‌به‌صرفه‌تر از تخمین زمان موردنیاز است. به‌خصوص اگر محتوای شما به موضوع، فضا یا تعامل جدیدی نیاز داشته باشد. به دلیل پیچیدگی‌های فرآیند برنامه‌ریزی و طراحی، نوشتن یک طرح تعاملی 300 کلمه‌ای ممکن است 5 برابر نوشتن یک مقاله 3000 کلمه‌ای طول بکشد. بعضی وقت‌ها هنگام نوشتن فکر می‌کنید که تایپ و آماده‌سازی یک محتوا در رایانه کار یک ساعت است. در حالی که همان کار به ده‌ها ساعت جستجو، آماده‌سازی، سازماندهی، بحث و گفتگو با ذی‌نفعان و سایر کارها نیاز دارد.
به‌علاوه، در دسترس بودن ذی‌نفعان، متخصصان موضوعی، ویراستاران، بازرسان و هر کسی که برای نوشتن مقاله نیاز است می‌تواند تأثیر مهمی روی بازه‌ی زمانی موردنیاز داشته باشد. پس مشخص کردن آن صرفاً بر اساس ساعت، کار دشواری است.
به دلیل موارد ذکرشده و سایر علل، تعیین ضرب‌العجل نسبت به تخمین ساعت انتخاب بهتری است. همچنین اگر می‌توانید نرخ پروژه را به‌صورت ساعتی در نظر بگیرید. جهت تعیین زمان موردنیاز برای تولید یک محتوا نیز بهتر است در رابطه با مهلت انجام آن صحبت کنید.
آنچه نویسنده باید بداند
- تولید محتوا چگونه باید انجام شود؟ (تنها پیش‌نویس اولیه نیاز است یا متن آماده؟)
- مهلت نوشتن محتوا با بقیه‌ی پروژه چه ارتباطی دارد؟ (بسیاری از افراد نمی‌دانند که مهلت نوشتن محتوا ممکن است با دیگر مراحل مهم پروژه مرتبط نباشد.)
- چه کسی باید در این پروژه دخیل شود؟ آیا این افراد در دسترس هستند؟
قابل درک است که سوالاتی از این قبیل برای بسیاری از کارفرمایان ناامیدکننده باشد. بعضی اوقات فقط باید به آن‌ها اجازه دهید تا به خواسته‌ی خود برسند. با لبخندی بزرگ روی لب، زمان دقیق موردنیاز برای انجام سفارش تولید محتوا را به آن‌ها اعلام کرده و سپس تمام تلاش خود را بکنید تا پروژه در این زمان انجام شود. اما در یک فرایند سالم بهتر است این قبیل سوال‌ها مورداستقبال قرار گیرند. پرسیدن مکرر سوالات درست از کارفرما به او نشان می‌دهد که ما می‌خواهیم قبل از ایجاد مشکلات غیرضروری در تولید محتوا، از تمام شرایط آگاهی داشته باشیم.
آنچه کارفرما باید بداند
اگر شما جزو کارفرمایانی هستید که مدت زمان تولید یک محتوا را از تولیدکنندگان محتوا می‌پرسید، بهتر است به نکات زیر توجه کنید:
- در اسرع وقت نویسندگان را وارد فرایند کار کنید:
اگر انتظار دارید کسی درمورد پروژه‌ی شما مقاله بنویسد، آن‌ها را زودتر درگیر کار کرده و در روند کلی برنامه قرار دهید.
- مراحل بازبینی و بررسی کیفیت را شناسایی کنید:
اگر مدیر پروژه یا صاحب محصول هستید، احتمالاً ایده‌ی بهتری درباره‌ی بررسی کیفیت و مراحل انطباقی که محتوا باید آن‌ها را رد کند دارید. هنگام استخدام نویسنده، اطلاعاتی درمورد این موضوع ارائه دهید تا نویسنده بهتر بتواند زمان موردنیاز برای انجام پروژه را تخمین بزند.
- مطمئن و دقیق راجع به مهلت انجام پروژه‌ها صحبت کنید:
پاسخ‌های غیردقیق و تقریبی مفید نیستند. به‌عنوان مثال گفتن اینکه “خیلی خوب است که تا روز جمعه پیش‌نویس داشته باشی.” درست نیست. خواسته‌ی خود را دقیق بیان کنید. مثلا بگویید “ما باید تا ساعت 10 صبح جمعه پیش‌نویس کامل محتوا را داشته باشیم. زیرا طراح برنامه باید وقت داشته باشد تا قبل از بررسی آن در ساعت 3 بعدازظهر، طرح را در نمونه‌ی اولیه‌ی خود ادغام کند”.
کلام آخر
نویسندگی و تولید محتوا، همان اندازه که می‌تواند کاری لذت‌بخش و جذاب باشد، می‌تواند به یک کابوس بی‌انتها نیز تبدیل شود. بارها با نویسندگانی برخورد کرده‌ایم که قبل از پذیرفتن سفارش تولید محتوا، بر اساس حدس و گمان، به این نتیجه رسیده‌اند که می‌توانند از پس یک سفارش بربیایند، اما بعد از گذشت چند روز از مهلت مقرر، حتی موفق نشدند بخشی از سفارش را انجام دهند.
زمان مهم‌ترین منبع و دارایی یک فرد یا کسب‌وکار است، پس به جای هدر دادن آن برای خود و دیگران، می‌توانید با یک مدیریت منطقی در کنار استفاده از تجربیات پیشین خود، از آن به بهترین نحو استفاده کنید.
ما در نویسش، به زمان احترام می‌گذاریم. برای همین در ابتدای فرایند سفارش تولید محتوا با استفاده از الگوریتم اختصاصی خود زمان انجام کار را تخمین می‌زنیم تا هم مشتریان و هم نویسنده‌ها به یک توافق شفاف و دقیق برسند.
