در عمر سه-چهار ساله‌ی نویسش از چند ابزار مختلف برای مدیریت کارها بهره بردیم و هرکدام را به دلایلی کنار گذاشتیم. تحریم داخلی و خارج، پیچیدگی و یا کمبود امکان‌های مناسب برای کار گروهی، عمده دلایلی بود که نتوانستیم از ابزارهایی مثل ترلو، آسانا و واندرلیست استفاده کنیم و در نهایت به تودوایست (Todoist) پناه آوردیم.
از آغاز توفیق اجباری دورکاری، نیاز و وابستگی ما به ابزارهای آنلاین و در رأس آن‌ها ابزاری برای مدیریت کارها دوچندان شد. اگر پیش‌تر فقط برای تعریف تسک‌های عمومی از این ابزار بهره می‌بردیم، حالا مجبوریم برای کوچکترین کارها هم به آن متوسل شویم. Todoist پس از تجربه‌ای حدودا یک ساله، در تیم ۱۰-۱۲ نفره‌ی ما سربلند و کارآمد بیرون آمده است.
در این مطلب، سعی می‌کنم که در بخش نخست، علل انتخاب این ابزار را بر بشمرم و در بخش دوم، رویکردمان را در استفاده از این ابزار و به طور کلی‌تر، شیوه‌ی مدیریت تسک‌ها توضیح دهم.
جدول مطالب
- چرا تودوایست را انتخاب کردیم؟
- آیا Todoist برای کار تیمی مناسب است؟
- از کجا شروع کنیم؟
- قواعدی برای مدیریت تسک‌ها
- قاعده‌ی اول: هر تسک زمانی دارد
- قاعده‌ی دوم: هر تسک صاحبی دارد
- قاعده‌ی سوم: هر تسک توضیحی دارد
- قاعده‌ی چهارم: هر تسک اولویتی دارد
- قاعده‌ی پنجم: هر تسک موضوعی دارد
- قاعده‌ی ششم: هر تسک ناظر یا ناظرانی دارد
- قاعده‌ی هفتم: هر تسک حاصلی دارد
- قاعده‌ی هشتم: هر تسک حرمتی دارد!
- قاعده‌ی نهم: هر تسک نتیجه‌ای دارد
- قاعده‌ی دهم: انسان بودن را فراموش نکنیم
چرا تودوایست را انتخاب کردیم؟
در نگاه اول، تودوایست امکان‌هایی بیشتر یا تفاوتی محسوس با پلتفرم‌های دیگری که در ابتدا نام بردم ندارد. اما در استفاده‌ی مستمر، ویژگی‌هایی بعضا کوچک خود می‌نمایانند! سادگی بی‌حد، دسترسی آسان با دستگاه‌های مختلف، امکان‌های رایگان کافی و سهولت در استفاده، عمده دلایلی‌ست که Todoist را به انتخاب نهایی ما برای مدیریت کارهای‌مان بدل کرد.
البته، مصادیقی که به عنوان دلیل برای انتخاب تودوایست عنوان کردم، عمدتا کیف هستند و ممکن است شما نظر دیگری داشته باشید. اما همانطور که اشاره شد، بواسطه‌ی بررسی و استفاده از ابزارهای دیگر، تودوایست در عمل، حقیقتا یک سر و گردن از هم‌نوعان خود بالاتر است.
مستقل از دلایل فنی، دو موضوع دیگر هم Todoist را برای من به محصولی جذاب و خواستی تبدیل می‌کند. اول، فرهنگ سازمانی ستودنی‌شان که به زودی و در مطلب دیگری مفصلا درباره‌اش خواهم نوشت. دوم، بروزرسانی‌های منظم و «شنوایی» مستمر مدیرانش که به کوچکترین بازخوردی از سمت کاربر اهمیت می‌دهند.
چندی پیش و بنا به درخواست‌های مکرر کاربران، امکان نمایش تسک‌ها و گروه‌ها به صورت Board به تودوایست اضافه شد. چندی قبل‌تر، بازهم بنا به درخواست کاربران، امکان اضافه کردن تسک‌های دائمی لحاظ گردید. نکته‌ی کلیدی آن است که زمان درخواست تا اعمال، بازه‌ای به نسبت کوتاه سپری شد و این اتفاق، نوید آن‌را می‌دهد که با محصولی سروکار داریم که مستمر در حال توسعه و بهبود خویش است.
آیا Todoist برای کار تیمی مناسب است؟
پیش از آنکه ادامه‌ی مطلب را بخوانید، باید این نکته را متذکر شوم که به لحاظ امکان‌های تعاملی، تودوایست بهترین ابزار موجود برای کار تیمی برای شرکت‌ها و گروه‌های بزرگ نیست. ممکن است در تیم‌هایی که گردش کار بالایی دارند و تعداد نفراتی بیشتر از ۲۰ نفر در آن فعال هستند، استفاده از تودوایست با مشکلاتی همراه شود.
نکته‌ی مهم دیگر آن است که Todoist را با ابزارهای ارتباطی درون‌تیمی (مثل اسلک) اشتباه نگیریم. هرچند امکان‌های اولیه برای گفتگوی درون‌تیمی در تودوایست وجود دارد، اما باید بپذیریم که کارآمدی‌اش در مقایسه‌ی ابزارهای اختصاصی برای مدیریت تسک و تعامل به مراتب کمتر است.
ما توانستیم تا حدودی این کاستی را با تعریف پروتکل‌های ارتباطی کاهش دهیم. پس با در نظر گرفتن جمیع جهات، به نظر، تودوایست می‌تواند برای تیم‌های کوچک کارآمدی مطلوبی ایجاد کند.
از کجا شروع کنیم؟
ثبت‌نام در تودوایست ساده است و تنها با یک ایمیل می‌توان حساب کاربری ایجاد کرد. می‌توانید از طریق وب‌سایت Todoist ثبت‌نام کنید و با استفاده از مشخصات ثبت‌نامی خود از اپلیکیشن‌های مختلفش در دیوایس‌های مختلف به آن دسترسی داشته باشید. هر آن‌چه برای آغاز کار در تودوایست نیاز دارید را، هرچند به آموزش نیاز ندارد، در این ویدئو توضیح داده‌ام
قواعدی برای مدیریت تسک‌ها
نرم‌افزارهای مدیریت وظیفه، عموما ساختار و امکان‌هایی مشابه دارند. عمدتا از بخش‌هایی همچون تعریف تسک، تعریف گروه، تعریف مسئول، تعریف اولویت و… برخوردارند و جملگی زمان‌محور عمل می‌کنند. آن‌چه در کنار انتخاب ابزار مناسب لازم است، تعیین سازوکار استفاده از آن است.
ما در نویسش، ۱۰ قاعده‌ی کلی برای استفاده از Todoist (و به طور کلی‌تر، مدیریت وظایف) وضع کردیم و همه سعی می‌کنیم که به آن‌ها معتکف بمانیم.
قاعده‌ی اول: هر تسک زمانی دارد
برخی از کارها هستند که وابستگی مشخصی به زمان ندارند. همچنین ممکن است در ابتدا، تقریب و تخمین درستی از زمان مورد نیاز و تاریخ اتمامش نداشته باشیم. تجربه‌ی گروهی ما نشان می‌دهد وقتی از ابتدا برای یک تسک زمانی مشخص نکنیم، احتمال به سرانجام رسیدنش به شکل معناداری کاهش می‌یابد. ممکن است مجبور شویم زمان انجام آن کار را چندباری به تعویق بی‌اندازیم، اما بالاخره و در نهایت انجام خواهد شد.
ضمن آنکه، بنا به همین «اضطرار» زمان‌مند بودن تسک‌ها، به هنگام تعریف هر تسک و انتخاب زمان انجامش، با دقت بیشتری تخمین می‌زنیم و سعی می‌کنیم که بجز مواردی خاص و محدود، تسک را عقب نیاندازیم.
زمان انجام هر تسک جدیدی که برای خود و یا دیگران تعریف می‌کنم را در همان زمانِ ثبت قرار می‌دهم تا طرف مقابل و یا خودم، بتوانیم نسبت به بررسی و زمان‌بندی نهایی آن اقدام کنیم. با توجه به ساختار تایم‌لاین محور تودوایست، ثبت تسک در زمان «امروز» مرورش را راحت‌تر می‌کند.
قاعده‌ی دوم: هر تسک صاحبی دارد
هر تسک یک عامل و انجام دهنده‌ی مشخص دارد. ممکن است یک وظیفه، خود به وظایفی کوچک‌تر و مستقل تبدیل شود که در این حالت از امکان تسک‌های زیرمجموعه در تودوایست استفاده می‌کنیم. اما در لحظه‌ی شروع یک تسک، مشخص می‌کنیم که آن وظیفه به چه کسی تعلق دارد.
این قاعده در کنار قاعده‌ی زمان‌مند بودن تسک‌ها، کمک می‌کند که هرروز، فهرست وظایف هرکدام از ما در صفحه‌ی اصلی اپلیکیشن تودوایست نمایش داده شود و بتوانیم بسته به معیاری که می‌پسندیم (اولویت، ساعت و یا گروه) ترتیب‌شان را مشخص کنیم.
در آغاز هر روز، نگاهی اجمالی به همه‌ی تسک‌های آن روزم می‌اندازم تا برآوردی از کارهای روزانه‌ام پیدا کردم. سعی می‌کنم واقع‌بین باشم و اگر کمیت کارها از توانم خارج بود، به ترتیب، مواردی که اولویت کمتری دارند را به روز یا روزهای بعد موکول کنم. همچنین، اولویت کارها را بازنگری می‌کنم تا بتوانم ترتیب و توالی کارها را بهتر تعریف کنم.
قاعده‌ی سوم: هر تسک توضیحی دارد
ما در توصیف تسک به عنوان آن اکتفا نمی‌کنیم و در بخش توضیحات، شرحی از ماجرای آن وظیفه و درخواست‌مان را هم می‌آوریم. در توضیح هر تسک سعی داریم به شیواترین شکل ممکن، سه مساله را مشخص کنیم:
- مشخصا چه کاری باید انجام شود؟
- خروجی مد نظر دقیقا چیست؟
- اطلاعات مورد نیاز برای انجام آن کار کدام است؟
مثلا در تسکی که از تیم فنی درخواست امکانی جدید را داریم، اولا شرحی از فیچر جدید را می‌نویسم، ثانیا شکل پیشنهادی و نحوه‌ی ارائه‌ی مد نظرمان را مشخص می‌کنیم و ثالثا لینک‌های مربوط به بخش‌های مورد نظر و یا سایر اطلاعاتی که می‌تواند به درک بهتر منظور توسط تیم فنی منجر شود را مستند می‌کنیم.
نکته‌ی جذاب و کلیدی در بخش نظرات و توضیحات آن است که ممکن است پس از محول کردن تسک، سوالات دیگری برای دریافت کننده پیش آید و یا به داده‌های دیگری نیاز بیابد. در این حالت، سوال خود را مجددا در بخش کامنت وارد می‌کنیم و تسک را به مخاطب سوال می‌سپاریم. طبیعتا پس از درج پاسخ، تسک مجددا به نفر نخست واسپاری می‌شود.
امکان نوشتن کامنت در تسک‌ها تنها در نسخه‌ی ویژه‌ی تودوایست میسر است. اما خوشبختانه، این امکان برای پروژه‌هایی‌که بیش از یک عوض دارند رایگان است. با این‌حال، در بعضی از تسک‌ها نیازمند ارسال فایل همراه توضیحات هستیم که این امکان یعنی ضمیمه کردن فایل در نسخه‌ی رایگان موجود نیست. برای همین، از آپلود فایل در گوگل درایو و ارسال لینک در بخش کامنت‌ها استفاده می‌کنیم.
قاعده‌ی چهارم: هر تسک اولویتی دارد
اولویت‌بندی تسک‌ها، اگر درست انجام شود، نظم روز کاری‌مان را شکل می‌دهد. مهمترین کارها، مواردی هستند که «باید» در زمان تعیین‌شده به فرجام برسند. پس از آن، اولویت سطح دوم و الی آخر. اما مهمتر از میزان قطعیت انجام در زمان تعیین شده، نظم حاصله از تفکیک تسک‌ها به میزان اهمیت‌شان، موجب می‌شود که با نگاهی واقع‌گرایانه‌تر، فهرستی از کارهای لازم به انجام را برای اوقات مختلف روز انتخاب کنیم.
من کارهایی با اولویت یک را «حتما» تا پیش از ظهر هرروز به انجام می‌رسانم. همچنین، سعی می‌کنم در هیچ روزی بیشتر از ۴ کار با اولویت یک نداشته باشم. با این قاعده‌ی شخصی، در انتخاب اولویت دقت بیشتری می‌کنم و احتمال به تعویق افتادن کارهای اساسی را به حداقل می‌رسانم. همچنین در تعریف تسک‌هایی با اولویت یک برای سایر همکارانم تلاش می‌کنم که «تنها» مواردی که تاثیری مشخص و عینی بر کارِ نویسش دارند را در این اولویت قرار دهم. به عبارت بهتر، تسک‌های مهم «واقعا» مهم‌اند، و با آن‌ها به شکلی ویژه برخورد می‌شود.
قاعده‌ی پنجم: هر تسک موضوعی دارد
هرچند عمده‌ی تسک‌ها و کارهای ما به در بورد عمومی که همه‌ی تیم در آن حضور دارند مدیریت و راهبری می‌شود، اما تفکیک گروهی آن کمک می‌کند که در بررسی‌های موردی و نگاه‌های اجمالی بتوانیم تقریب بهتری از کارهای در جریان هر تیم پیدا کنیم. تصویر زیر، فهرست گروه‌های موجود در Todoist نویسش است
البته این موارد، گروه‌هایی هستند که من در آن‌ها حضور دارم و به تقریب همین تعداد، گروه‌های دیگر نیز هست که نیازی به حضور من در آن‌ها نبوده است. تفکیک و گروه‌بندی وظایف، نظارت و راهبری را آسان‌تر می‌کند.
با امکان جدید تودوایست می‌توانید شیوه‌ی نمایش تسک‌ها را در هر گروه تغییر دهید. برخی از تیم‌های نویسش، مدل ستونی را می‌پسندند و برخی مدل فهرست‌وار را. من خود طرفدار نوع دوم‌ام. نکته‌ی بعدی در مورد گروه‌بندی آن است که تودوایست در نسخه‌ی رایگان، محدودیتی برای تعداد تسک در هر گروه ایجاد کرده است که با تفکیک کارها از گروه‌های مختلف می‌توانید از این مساله نیز رهایی یابید!
قاعده‌ی ششم: هر تسک ناظر یا ناظرانی دارد
از ویژگی‌های مطلوب تودوایست آن است که می‌توان علاوه بر مسئول، تعدادی را نیز ناظر و در جریان تسک‌ها قرار داد. در قسمت نظرات، وقتی توضیح جدیدی به یک تسک اضافه می‌کنید، می‌توانید مشخص کنید که علاوه بر صاحب تسک، چه کسان دیگری نیز در جریان آن توضیح قرار گیرند.
مثلا در این تسک، من کاری را به امیرحسین سپرده‌ام و از او خواستم که اطلاعات مرتبط را به دست لیلا برساند. با کلیک روی زنگوله‌ی کنار کادر، نام لیلا را انتخاب کردم تا متوجه این گفتگو باشد. همانطور که در تصویر نیز مشخص است، علاوه بر این دو نفر، عادله (که تسک را آغاز کرده است) نیز در جریان گفتگو قرار خواهد گرفت.
استفاده از این امکان، جریان صحیح اطلاعات در تیم را عامل می‌شود و کمک می‌کند که همه، در جریان کارهایی که به نوعی، مستقیم و یا غیر مستقیم به آن‌ها مربوط است قرار گیرند.
سیستم نوتیفیکیشن‌های تودوایست حقیقتا کم‌نقص و کارآمد است. در بخش پیام‌ها خوانده نشده، می‌توانم فهرستی از تسک‌هایی که من در لیست دریافت کنندگان‌ش قرار داشتم را ببینم، بخوانم و در صورت لزوم کاری که باید را انجام دهم.
در همه‌ی ساعات کاری، نوتیفیکیشن‌های مختلفی از تیم‌ها و همکارهای مختلف دریافت می‌کنم. برای جلوگیری از حواس‌پرتی، اپلیکیشن خود را عموما بسته نگه می‌دارم و هر یک‌ساعت یکبار، تسک‌ها و پیام‌های جدیدی را بررسی می‌کنم تا نفرات دیگر منتظر ابراز نظر و یا کاری از سمت من نمانند.
قاعده‌ی هفتم: هر تسک حاصلی دارد
هر تسک، فقط یک تسک است که خروجی و حاصی مشخص دارد. ممکن است برخی کارها، به اقدام از سمت نفرات مختلفی نیاز داشته باشد. ما تا آن‌جا که بتوانیم، هر تسک را به کوچکترین جزء ممکن‌ش تبدیل می‌کنیم. مثلا وقتی تسکی برای تدوین پروپزال داریم، در زیرمجموعه‌ی آن تسک‌هایی مرتبط و مستقل می‌سازیم که همه بدانند چه باید بکنند و خروجی برای‌شان مسجل باشد.
در مثال بالا، یک تسک (تهیه پروپزال) به هفت تسک اولیه در Todoist تبدیل شده است. ممکن است در دل کار، تسک‌های دیگری نیز به این فهرست افزوده شود. این رویکرد به ما کمک می‌کند که انجام‌پذیری کارهای گروهی را تضمین کنیم و توامان، سردرگمی را در کارهایی که اندازه‌ی بزرگتری از موارد موردی دارند کاهش دهیم.
تعریف اولیه‌ی تسک، نیازمند تأمل و قدری تفکر است. به تجربه به این مهم دست یافتم که تسک‌هایی که تا حدودی برای خودم شفاف نبودند و تعریف کردند، یا به نتیجه‌ی مطلوب نرسیدند و یا در زمان مقرر نهایی نشدند. به همین خاطر، سعی می‌کنم که هنگام تعریف هر کاری، ابتدا آن‌را برای خودم روشن کنم تا بتوانم درخواستم را شفاف‌تر برای سایر هم‌تیمی‌ها شرح دهم.
قاعده‌ی هشتم: هر تسک حرمتی دارد!
بدترین اتفاق آن است که به تعویق انداختن یک تسک به رویه‌ای مرسوم بدل شود. نقل‌قولی از بهامین را مدام به خودم گوشزد می‌کنم: دِدلاین مقدس است!
اگر تصمیم می‌گیریم کاری را امروز انجام دهیم، باید همه‌ی جوانب را بسنجیم تا از امکان‌پذیر بودنش اطمینان یابیم. همه‌ی ما ممکن‌الخطائیم، اما جایز به تکرار خطا نه! به تعویق انداختن مستمر کارها، نه تنها کارایی گروهی را کاهش می‌دهد، بلکه جدیت فعالیت‌ها را نیز از بین می‌برد.
من در تعریف ددلاین‌ها بدبینم و سعی می‌کنم دورترین زمان ممکن را انتخاب کنم، مگر آنکه انتخاب زمان انجامش از عهده‌ی خودم خارج باشد. از سویی دیگر، در پایان هرروز، تسک‌های انجام شده‌ام را مرور می‌کنم تا بتوانم یک ارزیابی شخصی از نحوه‌ی صرف زمان بدست آورم. از دل همین خودارزیابی‌ها، به سازوکارهایی برای تقسیم کارهای مختلف در طول ساعات کاری رسیدم. مثلا، امور مالی را محدود به دور در هفته کردم، یا تسک‌هایی که به نوعی «تالیف» نیاز دارند را در ساعات ابتدایی روز انجام می‌دهم. سعی می‌کنم بجای آنکه ماشین انجام کار باشم، انسانی باشم از ماشین برای بهتر شدن روند کاری‌ام بهره می‌برد.
قاعده‌ی نهم: هر تسک نتیجه‌ای دارد
ممکن است در فرایند انجام یک تسک نیاز به مداخله‌ی نفرات مختلف نباشد، اما پس از انجام باید خروجی آن به اطلاع سایرین برسد. به عنوان مثال، عمده‌ی تسک‌های فنی در تیم فنی اجرا می‌شوند، اما لازم است که تیم‌های محتوا. وبازاریابی هم در جریان آن قرار گیرند. همچنین اگر تیم بازاریابی کمپینی را پیش می‌برد، باید به اطلاع تیم پشتیبانی برساند که در در صورت نیاز راهنمایی درستی به کاربران ارائه کند.
مسئول هر تسک در Todoist پس از به فرجام رسیدن هر کاری، نتیجه‌ی آن‌را به اطلاع نفرات مختلف تیم می‌رساند. عمدتا از ایمیل استفاده می‌کنیم تا دسترسی به آرشیو ارتباطات هم ساده‌تر باشد.
مدیریت این بخش، چندان ساده نیست. شاید در نگاه نخست حتی لازم هم نباشد. اما وقتی تیم و تعداد کاربران از حدی فراتر می‌رود، اهمیتی دوچندان می‌یابد و رعایتش جلوی بسیاری از ناهماهنگی‌ها را می‌گیرد.
قاعده‌ی دهم: انسان بودن را فراموش نکنیم
اگر فقط یک نقد به دورکاری وجود داشته باشد، همین کاهش ارتباطات انسانی‌ست. اگر در فضایی مشترک حضور داشتیم، بسیاری از تسک‌ها ایجاد نمی‌شد و در دل گفتگویی کوتاه و دوستانه، روال‌ها تعریف و عملی می‌شدند. با این‌حال و ورای پروتکل‌ها و قواعدی که برای مدیریت تسک‌ها در تودوایست وضع می‌کنیم، همواره یادآور این مهم هم هستیم که الزاما، همیشه بهترین روش برای «ارتباط» نرم‌افزار نیست. گاهی به تماس تلفنی و یا تصویری نیاز داریم که همراه با انتقال کار، همدلی و مهر خود را نیز به هم‌تیمی‌مان منتقل کنیم.
در برخی از تسک‌ها، همراه با توضیح متنی، ویسی هم ضمیمه می‌کند که همکارم بتواند علاوه بر اصل کار، حال و احوالم را هم مطلع شود. گاهی در کامنت‌ها طنازی و شوخی می‌کنیم و گاهی حتی تسک‌هایی غیر کاری می‌سازیم که تا حدودی، از بار خشک فضا بکاهیم. همه‌ی این‌ها در کنار جلسات هفتگی و روزانه، تا حدودی، هم‌تیمی بودن را در نظرمان زنده نگه می‌دارد.
امیدوارم آن‌چه که خواندید برای‌تان سودمند بوده باشد. ما هنوز هم در حال تجربه کردن کار در شرایط تازه‌ایم و مدام سعی می‌کنیم که روندها، قواعد و سازوکارهای‌مان را بهتر کنیم. مشتاقانه، منتظر شنیدن نظرات شما هستیم. همچنین اگر روال و قواعدی متفاوت دارید، با ما به اشتراک بگذارید تا بتوانیم بهتر وخوشحال‌تر کار کنیم.
درود و سپاس جناب اسلامی زاد. این مقاله و ویدئوی ضمیمه بغایت مفید و موجز بود؛ و به خوبی انرژی کاربر جدید برای کشف ریزه کاری های محیط کاربری یک نرم افزار جدید و انطباق آن با نیاز های خود را حفظ و تصمیم گیری برای انتخاب را ساده می‌کند.
جلسه وبینار در شتاب دهنده اروند تک، تجربه خوبی در کنار شما بود.
قطعاً از در آینده مراجعات بیشتری به شما خواهم داشت.
روز و روزگار خوش