مطمئناً بیشتر افرادی که درگیر سفارش تولید محتوا یا تولیدکننده‌ی محتوا هستند، دچار تجربه‌ی تخمین نادرست زمان تولید محتوا شده‌اند. یکی از بزرگ‌ترین دلایل این اتفاق، اتکا به حدس و گمان است. معمولا در ابتدا، تاریخ شروع پروژه­‌ها را بیش‌­از­حد جاه­‌طلبانه تعیین می­‌کنیم، اما شروع آن‌ها بیشتر و بیشتر عقب می‌­افتند. زیرا اغلب میزان کاری که در مرحله‌ی قبل از شروع نگارش محتوا لازم است، نادیده گرفته می‌شود. این تاخیر در شروع انجام پروژه منجر به تاخیر در انجام فرایند سفارش تولید محتوا می‌شود و حاصل نهایی، احتمالا چنین چیزی خواهد بود:

تولید محتوایی که 2 تا 3 برابر بیشتر از میزان پیش‌بینی شده به طول انجامیده، کافرمایی که ناراضی و ناراحت است و نویسنده‌ای که کلافه، خسته و دلزده شده و محتوایی که احتمالا از کیفیت بالایی برخوردار نیست.

تخمین و برآورد دقیق و منطقی از زمان انجام تولید محتوا، می‌تواند از بروز چنین اتفاقاتی جلوگیری کند. در ادامه بررسی می‌کنیم که چطور می‌توانیم به پاسخی منطقی برای این پرسش چالش‌برانگیز برسیم.

زمان سفارش تولید محتوا

سفارش تولید محتوا برای این موضوع چه مدت طول می‌کشد؟

این سوال، یکی از پرتکرارترین سوالاتی است که توسط مشتری‌ها یا کارفرماها پرسیده می‌شود. اما در پس این پرسش به ظاهر ساده­، ریزه­‌کاری و پیچ‌­و­خم‌های فراوانی نهفته است. پرسیدن این قبیل سوال‌ها اغلب موجب می‌­شود که تیم‌­ها و سازمان‌­ها مجبور باشند یک تصمیم دشوار بگیرند و زمان‌بندی برنامه‌ریزی وارائه‌ی نقشه برای بازاریابی محتوایی خود را به این پاسخ گره بزنند. مدیران پروژه این موضوع را می­‌دانند اما بی‌تجربه نیز نیستند. آن‌­ها می­‌دانند که در ابتدای فرآیند سفارش تولید محتوا باید از شما بپرسند که تولید محتوای موردنظر چقدر طول می­‌کشد. این یک اقدام هوشمندانه از جانب آن‌­هاست، اما برای شما به این معنی است که باید خیلی خیلی دقیق پیش بروید.

برای پاسخ به این سوال، ابتدا باید موارد زیر را در نظر بگیرید:


هدف سوال را روشن کنید

اولین کار شما به‌عنوان نویسنده، درک کامل چیزی است که از شما خواسته می‌­شود. آیا زمان تعیین‌شده توسط شما، در قرارداد ذکر می­‌شود؟ یا شاید کارفرما می‌­خواهد بداند که برای درخواست‌های بعدی­‌اش از شما چه مقدار زمانی را باید در نظر بگیرد؟ گاهی نیز هدف پرسیدن این سوال تعیین میزان مطابقت فرایند سفارش تولید محتوا با سایر مراحل مهم پروژه است. برآورد زمان موردنیاز برای نوشتن محتوا یک فرآیند است و این فرآیند گسترده‌­تر از یک سوال ساده از نویسنده است. پس زمان انجام پروژه را حدس نزنید.


دامنه­‌ی سوال را روشن کنید

بخشی از وظیفه‌­ی شما به­‌عنوان نویسنده، کمک به تیم خود برای برآورد کردن حوزه و گستره­‌ی محتوا است. مشخص کنید که از شما خواسته­‌اند تا چه چیزی را بنویسید؟ همه­‌ی نوشته­‌ها در تمامی صفحات؟ یا بعضی از نوشته‌ها در برخی از صفحات؟ آیا تنها آنچه در ساختار اولیه مشاهده می­‌کنیم باید نوشته شود یا باید به هر صفحه و پیامی اشاره‌­ای سطحی کنیم؟

چالشی که در اینجا پیش می­‌آید این است که اغلب افراد غیر­نویسنده نمی‌­دانند که نوشتن، کاری بیشتر از نوشتن است! چراکه نوشتن یک محتوا ممکن است به کارهایی مانند مصاحبه و بررسی، تحقیق درباره‌­ی کاربران، ارائه‌­ی مطلب به ذی‌­نفعان، جلسات کاری مکرر با طراحان و برنامه‌­ریزان و بررسی محتوا از نظر کیفیت، قانونی بودن و میزان انطباق با سایر مراحل کار نیاز داشته باشد. شاید دانستن موضوع، مهلت انجام و تعداد ایده‌­آل کلمات معمولا برای خبرنگاران روزنامه­‌ها کافی باشد، اما نویسندگان و طراحان محتوا برای برآورد کار خود باید چیزهای بسیار بیشتری بدانند. پس برای تعیین زمان موردنیاز برای انجام سفارش تولید محتوا بر اساس پیش­‌فرض‌­ها، حتماً فرضیات را مستند کرده و نگرانی­‌ها و سوالات خود را مطرح کنید.


گردش کار خود را برنامه­‌ریزی کنید

یکی از راه‌­های کاهش زمان هدررفته و سایر مشکلات، برنامه­‌ریزی برای گردش کار نوشتن است. یک نمای کلی از چگونگی تهیه، نوشتن پیش‌­نویس، ویرایش، تصحیح و سرانجام به پایان رساندن سفارش تولید محتوا که به شما سپرده شده است بنویسید. این کار به شما یک دید کلی می‌­دهد که چقدر زمان و چه امکاناتی برای انجام آن لازم است.


رویکرد خود را انتخاب کنید

شما به‌­عنوان نویسنده پس از گردش کار برنامه­‌ریزی­‌شده و تعیین وظایف کاملاً محدوده­‌بندی‌­شده، سرانجام آماده­‌ی پاسخگویی به این سوال اصلی هستید که تولید یک محتوا چه مدت طول می‌­کشد؟ در این مرحله شما دو روش اصلی برای انتخاب دارید:

  • در ابتدا بخش کوچکی از کار را انجام دهید، زمان صرف شده را در حجم باقیمانده ضرب کنید تا برآوردی بر اساس ساعت تعیین کنید!
  • سوال را از نظر مهلت و میزان کار و انرژی موردنیاز مجدداً تنظیم کنید.
تخمین زمان تولید محتوا

رویکرد اول: بر اساس کار واقعی، زمان موردنیاز را برآورد کنید

اگر اطلاعات زیادی از یک موضوع مثل توضیحات محصول یا مقالات نحوه‌­ی کار، برای نوشتن دارید بهتر است مجموعه‌­ی کوچکی از آن موارد را به پایان برسانید. سپس زمان انجام آن­‌ها را بررسی کرده و در میزان کار باقی­مانده ضرب کنید.

ابتدا یک مقدار مشخص و کوچک از پروژه، مثلا 5 مقاله از 50 مقاله‌­ای که باید بنویسید را جدا کنید. سپس برای آن‌ها به‌­عنوان یک پروژه‌­ی جداگانه برنامه­‌ریزی کنید. پس از آن، کار آن‌­ها را از ابتدا تا انتها انجام داده یا تا آنجا که می‌­توانید پیش برده و موانع و اصطکاک­‌های موجود در این مسیر را یادداشت کنید.

تیم­‌ها معمولا دوست دارند تمامی کار سفارش تولید محتوا را یک­‌جا انجام دهند. این کار نیز امکان‌پذیر است اما در این صورت برآوردها دقت بسیار کمتری خواهند داشت. گاهی اوقات نیز ممکن است به‌­ترتیب بزرگی پروژه‌ها پیش برویم، اما این کار می‌­تواند کل پروژه را مختل کند. در مواردی هم سرعت کمتری در ابتدای کار داریم به این امید که بعداً سریع‌­تر پیش برویم اما این موضوع موجب می­‌شود از برنامه عقب بیفتیم.


رویکرد دوم: سوال را مجدداً درباره­‌ی مهلت‌­ها تنظیم کنید

تعیین مهلت و ضرب­‌العجل مقرون‌­به­‌صرفه­‌تر از تخمین زمان موردنیاز است. به‌­خصوص اگر محتوای شما به موضوع، فضا یا تعامل جدیدی نیاز داشته باشد. به دلیل پیچیدگی‌­های فرآیند برنامه­‌ریزی و طراحی، نوشتن یک طرح تعاملی 300 کلمه‌­ای ممکن است 5 برابر نوشتن یک مقاله 3000 کلمه‌­ای طول بکشد. بعضی وقت‌­ها هنگام نوشتن فکر می‌­کنید که تایپ و آماده­‌سازی یک محتوا در رایانه کار یک ساعت است. در حالی که همان کار به ده­‌ها ساعت جستجو، آماده­‌سازی، سازماندهی، بحث و گفتگو با ذی­‌نفعان و سایر کارها نیاز دارد.

به‌علاوه، در دسترس بودن ذی‌­نفعان، متخصصان موضوعی، ویراستاران، بازرسان و هر کسی که برای نوشتن مقاله نیاز است می­‌تواند تأثیر مهمی روی بازه­‌ی زمانی موردنیاز داشته باشد. پس مشخص کردن آن صرفاً بر اساس ساعت، کار دشواری است.

به دلیل موارد ذکرشده و سایر علل، تعیین ضرب‌­العجل نسبت به تخمین ساعت انتخاب بهتری است. همچنین اگر می‌­توانید نرخ پروژه را به‌­صورت ساعتی در نظر بگیرید. جهت تعیین زمان موردنیاز برای تولید یک محتوا نیز بهتر است در رابطه با مهلت انجام آن صحبت کنید.


آنچه نویسنده باید بداند

  • تولید محتوا چگونه باید انجام شود؟ (تنها پیش‌­نویس اولیه نیاز است یا متن آماده؟)
  • مهلت نوشتن محتوا با بقیه‌­ی پروژه چه ارتباطی دارد؟ (بسیاری از افراد نمی­‌دانند که مهلت نوشتن محتوا ممکن است با دیگر مراحل مهم پروژه مرتبط نباشد.)
  • چه کسی باید در این پروژه دخیل شود؟ آیا این افراد در دسترس هستند؟

قابل درک است که سوالاتی از این قبیل برای بسیاری از کارفرمایان ناامید­کننده باشد. بعضی اوقات فقط باید به آن‌­ها اجازه دهید تا به خواسته­‌ی خود برسند. با لبخندی بزرگ روی لب، زمان دقیق موردنیاز برای انجام سفارش تولید محتوا را به آن­‌ها اعلام کرده و سپس تمام تلاش خود را بکنید تا پروژه در این زمان انجام شود. اما در یک فرایند سالم بهتر است این قبیل سوال‌­ها مورداستقبال قرار گیرند. پرسیدن مکرر سوالات درست از کارفرما به او نشان می‌­دهد که ما می­‌خواهیم قبل از ایجاد مشکلات غیرضروری در تولید محتوا، از تمام شرایط آگاهی داشته باشیم.


آنچه کارفرما باید بداند

اگر شما جزو کارفرمایانی هستید که مدت زمان تولید یک محتوا را از تولیدکنندگان محتوا می­‌پرسید، بهتر است به نکات زیر توجه کنید:

  • در اسرع وقت نویسندگان را وارد فرایند کار کنید:

اگر انتظار دارید کسی درمورد پروژه­‌ی شما مقاله بنویسد، آن­‌ها را زودتر درگیر کار کرده و در روند کلی برنامه قرار دهید.

  • مراحل بازبینی و بررسی کیفیت را شناسایی کنید:

 اگر مدیر پروژه یا صاحب محصول هستید، احتمالاً ایده­‌ی بهتری درباره‌­ی بررسی کیفیت و مراحل انطباقی که محتوا باید آن‌ها را رد کند دارید. هنگام استخدام نویسنده، اطلاعاتی درمورد این موضوع ارائه دهید تا نویسنده بهتر بتواند زمان مورد­نیاز برای انجام پروژه را تخمین بزند.

  • مطمئن و دقیق راجع به مهلت انجام پروژه­‌ها صحبت کنید:

پاسخ‌های غیردقیق و تقریبی مفید نیستند. به­‌عنوان مثال گفتن اینکه “خیلی خوب است که تا روز جمعه پیش‌­نویس داشته باشی.” درست نیست. خواسته‌­ی خود را دقیق بیان کنید. مثلا بگویید “ما باید تا ساعت 10 صبح جمعه پیش‌­نویس کامل محتوا را داشته باشیم. زیرا طراح برنامه باید وقت داشته باشد تا قبل از بررسی آن در ساعت 3 بعدازظهر، طرح را در نمونه­‌ی اولیه‌­ی خود ادغام کند”.

نوشتن محتوا چقدر طول میکشد

کلام آخر

نویسندگی و تولید محتوا، همان اندازه که می‌تواند کاری لذت‌بخش و جذاب باشد، می‌تواند به یک کابوس بی‌انتها نیز تبدیل شود. بارها با نویسندگانی برخورد کرده‌ایم که قبل از پذیرفتن سفارش تولید محتوا، بر اساس حدس و گمان، به این نتیجه رسیده‌اند که می‌توانند از پس یک سفارش بربیایند، اما بعد از گذشت چند روز از مهلت مقرر، حتی موفق نشدند بخشی از سفارش را انجام دهند.

زمان مهم‌ترین منبع و دارایی یک فرد یا کسب‌وکار است، پس به جای هدر دادن آن برای خود و دیگران، می‌توانید با یک مدیریت منطقی در کنار استفاده از تجربیات پیشین خود، از آن به بهترین نحو استفاده کنید.

ما در نویسش، به زمان احترام می‌گذاریم. برای همین در ابتدای فرایند سفارش تولید محتوا با استفاده از الگوریتم اختصاصی خود زمان انجام کار را تخمین می‌زنیم تا هم مشتریان و هم نویسنده‌ها به یک توافق شفاف و دقیق برسند.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

پیشنهاد به شما